La gestión de almacenes es el proceso logístico que se encarga de recibir, acumular, mover y mantener cualquier tipo de material como por ejemplo materia prima, productos semielaborados, productos elaborados o resguardar máquinas y equipos.
Además, la gestión de almacenes debe encargarse de planificar el almacenamiento de esos productos en un local, planificar el movimiento, el abastecimiento y llevar el control exacto de las existencias que son tan importantes para producir más y vender más.
Las tareas generales de la gestión de almacenes
- Entrada de materiales, suministros y productos
- Suministro a la producción
- Ubicación exacta del producto en el almacén
- Estado del producto o material (terminado, casi por terminar, etc.)
- Características del producto (Talla M, color verde, versión 40 GB, por ejemplo)
- Identificación y etiquetado del producto
- Fotos del producto
- Movimiento de los operarios
- Máquinas encargadas (montacargas, grúas, etc.)
- Conectado con el departamento de ventas para actualizar la disponibilidad
- Distribución de los productos dentro y fuera del almacén
- Gestión de calidad
- Plan de mantenimiento del almacén
- Plan de seguridad
- Control de fechas de caducidad
De forma sencilla la gestión de almacén ayuda a tu empresa de las siguientes formas:
- Evita que pases mucho tiempo buscando dónde está un producto y haces entregas más rápidas
- Controlas todos los movimientos del producto en tu almacén para evitar daños, hurtos o caducidad de tus existencias.
- Control de la producción para no saturar al almacén.
- Envía información actualizada a los vendedores, tienda ecommerce, sistema de pedido a proveedores, producción, etc.
- Evita errores a la hora de identificar productos.
- Evita contratar tanto personal para este tipo de tareas.
- Reduces tiempo y dinero que puedes usar para otras actividades de valor agregado.
En este descargable analizaremos los problemas más comunes de la logística y de la gestión de almacenes y cómo solucionarlos. Con este conocimiento podrás identificar los desafíos relacionados a la logística que enfrenta tu empresa y sabrás cómo mejorar los procesos operacionales.
1. No se conocen las ubicaciones.
No conocer con precisión la ubicación de los productos del inventario repercute directamente en los tiempos de ejecución y suele conllevar retrasos en una o varias fases de la cadena de distribución. Estos retrasos finalmente se trasladan al cliente final y se ve afectada la relación con los clientes y los resultados de la empresa.
Por otro lado, en caso de obsolescencia, merma o productos defectuosos, será clave conocer la localización de los productos para poder actuar con rapidez y de forma efectiva.
2. No se dispone de suficiente espacio.
Los pasillos no se respetan, cualquier espacio o esquina es buena para dejar un palet, una caja o los útiles de trabajo. Y si hay suerte, nada peligroso sobresale de ello. Nuestro producto puede sufrir una merma de calidad si no tiene un tratamiento específico y adecuado a sus necesidades, por ejemplo una zona de temperatura controlada.
Este problema suele derivarse del punto anterior. Sin una organización planificada del almacén, la gestión del espacio físico se encuentra en una situación de falta de optimización, desaprovechando los espacios y con posibles problemas para la localización exacta de lotes.
Esto son los factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño de un almacén:
- Productos a almacenar (cantidad y tamaños)
- Demanda de los mercados
- Niveles de Servicio al cliente
- Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar
- Tiempos de producción
- Economías de escala
- Lay-out de existencias
- Requisitos de pasillos
- Oficinas necesarias
3. Falta de organización en el almacén.
La falta de planificación y organización de almacén puede ocasionar la pérdida de control, ocasionando retrasos, falta de respuesta, rotura de stock y no se contará con información para tomar decisiones. Este problema se ve especialmente agravado si la empresa maneja grandes volúmenes de inventario o éste está en crecimiento, ya que el descontrol empieza a crecer a un mayor ritmo del que se es capaz de manejar.
4. Trazabilidad interna y externa del producto.
La pérdida de control de tus mercancías puede dejar de ser algo esporádico para convertirse en una carga diaria. Una persona de administración ahora ocupa sus horas investigando el paradero de ese bulto que nunca llega a aparecer.
La falta de trazabilidad de los lotes, tanto fuera como dentro del almacén, ocasiona la pérdida de control de las mercancías, se ralentiza la gestión de los activos, no se puede garantizar la continuidad del suministro y se compromete la seguridad de la mercancía.
5. Errores de picking.
Ya no sólo se trata de que tengamos un stock fiable, sino del nivel de insatisfacción del cliente. La logística inversa supone una gran pérdida de tiempo si el proceso no está claro y los procedimientos bien definidos. Esto resulta en una gran pérdida de tiempo con entregas más tardías.
6. Falta de información en tiempo real y de KPIs definidos.
Primero hay que entender qué son los KPI’s, por sus siglas en inglés Key Perfomance Indicators. Este término hace referencia a una serie de métricas que se utilizan para sintetizar la información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se llevan a cabo en un negocio. El objetivo de medir los KPIs es tomar decisiones y poder determinar las decisiones que hayan sido más efectivos en cumplir con los objetivos marcados en un proceso o proyecto en concreto.
También son conocidos como indicadores de calidad o indicadores clave de negocio.
Cuando la información a tiempo real no está disponible o no es fiable, la toma de decisiones se ve afectada. Las consecuencias para el control de stock son negativas, ya sea por exceso o por defecto. En general, la falta de información en tiempo real hace difícil toda la gestión y logística de almacenes, no permitiendo optimizar los procesos.
7. Problemas de inventario, caducidad u obsolescencia.
El objetivo general de una gestión de almacén consiste en garantizar el suministro continuo de materiales para asegurar el servicio de forma ininterrumpida, es por esto que la palabra rotura debería quedar fuera de nuestro diccionario.
La caducidad del producto es otro factor clave, por lo que la correcta y dinámica gestión de los mismo es primordial para no tener lotes que puedan echarse a perder.
8. Inexistente integridad y comunicación entre operaciones y departamentos.
La falta de integridad de la información y comunicación interdepartamental puede revertir en un aumento de los errores humanos, la duplicidad de tareas o la des-coordinación de tareas y departamentos.
9. Falta de KPIs.
Cuando no se saben los KPIs de la productividad, el costo de expediciones, de transporte o de la rentabilidad de una operación, no se pueden potenciar los puntos fuertes o mejorar los fallos. Simplemente porque están identificados en métricas. Para poder mejorar y crecer, se deben de medir y analizar KPIs.
10. Recursos Humanos pocos optimizados.
En ocasiones te sobran horas, y en los picos importantes no hay personal suficiente. Este problema surge porque la dirección o RH no sabe dónde encajar a los perfiles disponibles en la cadena de producción.
¿Cómo solucionarlo?
Las personas que conforman la plantilla deben tener claro cómo el almacén debe funcionar y optimizar sus tareas para que el factor humano sea una fortaleza de la empresa.
11. Errores documentales.
El manejo de los trámites y la documentación (Aduanas, Servicios de Impuestos Internos, Bancos, Aseguradoras, Servicios Agrícolas y Ganaderos, entre otros) es uno de los elementos fundamentales en el buen desarrollo del proceso logístico.
Y el descuido de ello es una de las causas más comunes de la pérdida de tiempo y dinero.
¿Cómo solucionarlo?
Siempre vigile bien que el proceso documental, por pequeño que sea, esté hecho correctamente y vaya corelacionado con el proceso físico.
12. Falta de mantención de grúas operativas.
Las grúas necesitan mantención frecuentemente, ya que si están echadas a perder esto puede causar grandes obstáculos en los procesos de carga y descarga. Aparte, pueden ocasionar problemas de seguridad al personal.
¿Cómo solucionar los problemas?
Como explicamos al principio de este descargable, la gestión de almacenes es el proceso logístico que se encarga de recibir, acumular, mover y mantener cualquier tipo de material como por ejemplo materia prima, productos semi-elaborados, productos elaborados o resguardar máquinas y equipos. Para no tener uno o más de los problemas que acabamos de analizar, es muy importante tener una buena planificación de todo el proceso logístico.
Existen diferentes tecnologías que pueden ayudar en la gestión de almacenes, como el SGA (Sistema de Gestión de Almacenes). Esto es el nombre de los programas informáticos destinados a gestionar la operativa de un almacén. Diferentes empresas ofrecen este sistema y permite pilotar toda la cadena de forma sencilla, intuitiva y con información a tiempo real para facilitar la toma de decisiones en cualquier momento de la operación.
Por otro lado, puede ser más fácil dejar todo este trabajo en las manos de un tercero, un experto en el almacenamiento. De esta manera tu empresa no se tiene que preocupar por la logística y se puede enfocar en el negocio principal. Entre las ventajas de contratar un 3PL están:
- Conservación de capital
- Riesgo reducido
- Ventajas en impuestos
- Minimización de disputas laborales
- Reducción de costos
- No necesitas formación
- Alianzas con otras empresas de transportes
- Flexibilidad
Referencias
• https://blog.neteris.com/stepforward/blog/puedo-optimizar-procesos-en-mi-almacen-problemas-pymes
• https://www.clase10.com/problemas-frecuentes-en-la-logistica-de-almacen/
• https://logispyme.wordpress.com/2012/10/29/por-que-mi-almacen-es-un-desastre/
• https://www.delogistica.com/los-8-problemas-mas-frecuentes-en-logistica/
• https://www.gestionar-facil.com/gestion-de-almacenes-10-pasos/
• https://blog.es.logicalis.com/analytics/kpis-qué-son-para-qué-sirven-y-por-qué-y-cómo-utilizarlos
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