Para esta temporada de incertidumbre, todas las compañías buscan alternativas y soluciones para no verse muy afectadas por la situación. El sector de la logística y cadena de suministro está tomando acciones para sobrevivir a este problema. Te compartimos algunos consejos para poder sobrellevar la problemática.
1) Hacer un plan
Emprendedores
Para prevenir y saber reaccionar ante cualquier escenario posible, lo mejor es contar con un plan por escrito, en etapas o escenarios (dependiendo de lo crítico de la situación). Se puede ir adaptando según evoluciona la crisis. Por ejemplo:
a- Fase I: Prevención
b- Fase II: Cierre parcial o total de puntos de venta por falta de abasto de proveedores para priorizar clientes o definir los procedimientos en caso de detener operaciones.
c- Fase III: Cierre de CEDIS (Centros de Distribución) por incremento en contagios y enfermedades.
También es importante desarrollar una línea de tiempo de acuerdo con las fases anteriores.
2) Comunicación
IEBS
Siempre será necesario tener claridad y seguridad dentro y fuera de la empresa. Revisamos algunas medidas para que la comunicación sea constante con todos los involucrados, es decir, toda la cadena de suministro:
- Colaboradores (Comunicación interna): Campañas de comunicación para informar sobre la fase operativa en que se encuentra la empresa, mediante correo electrónico, redes sociales corporativas (Facebook, Instagram) o plataformas (Hangouts, Zoom).
- Proveedores (Comunicación externa): Mantener una comunicación estrecha con lo proveedores de importación para recibir retroalimentación de entregas, con seguimiento diario a órdenes de compra. Confirmar abasto de inventario para temporadas con estacionalidades o periodos. Evaluar los volúmenes y condiciones del proveedor para la consolidación de las cargas.
- Clientes (Comunicación externa): Informar las condiciones en que se dará continuidad operativa y aspectos necesarios para cuidar la salud del consumidor (horarios, tipos de entrega, pedidos extraordinarios, confirmación de evidencias, cantidad de productos por pedido, etc.)
3) Cuidar a tus colaboradores
Preocuparse por la seguridad y salud de toda la cadena de suministro para seguir ofreciendo los servicios a clientes. ¿Cómo? Aquí algunas ideas:
- Control de accesos a plantas y CEDIS con inspecciones de temperatura y condiciones de salud.
- Encuestas de estado de salud de los colaboradores.
- Monitoreo de la salud de la familia de los colaboradores.
- Promover el lavado de manos con frecuencia (cada 20 minutos) de manera escalonada por áreas de trabajo.
- Sanitización de zonas de trabajo con nebulizaciones y “sprays”, o dispensadores automáticos, incluyendo unidades de transporte.
- Mantener gel antibacterial en áreas de trabajo.
- Entrega por operadores de transporte con cubrebocas, guantes y gel portátil.
- Hacer la confirmación de entrega previa y en sitio por medio de app de la empresa para evitar contagio.
- Reducir viajes y visitas al mínimo indispensable.
- Definir protocolos a seguir en caso de que un colaborador presente síntomas.
4) Aplica las mejores prácticas de higiene en instalaciones
Cuidar la higiene en los centros de distribución, puntos de venta y lugares de trabajo para mantener un ambiente de trabajo limpio y saludable.
- Separar el acceso de colaboradores y proveedores, limitando la entrada a personas que no son necesarias en zonas confinadas.
- Restringir el ingreso y áreas de trabajo al número de personas adecuado, para mantener una sana distancia.
- Limpiar cualquier superficie de trabajo, dispositivo y equipo móvil (antes y después del contacto de cada persona).
- Colocar casilleros para que la gente no entre con objetos posiblemente contaminados.
- Separar y aislar zonas de trabajo para controlar una posible contaminación de áreas y colaboradores.
- Alineación a políticas de higiene de cliente y proveedores en puntos de contacto.
- Habilitar y promover el trabajo desde casa para los puestos y funciones que lo permitan.
5) Mantener la productividad
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Mantener la energía positiva dentro de la compañía y cadena de suministro, por medio de reuniones diarias, con duración breve; planes de capacitación en línea; y generación de iniciativas y proyectos internos.
6) Asegurar la continuidad de procesos operativos
En estos tiempos difíciles es importante mantener los procesos operativos, aunque requiera tiempos extraordinarios de trabajo, con enfoque en garantizar la seguridad. Para facilitar la tarea, se puede optar por lo siguiente:
- Tener una descripción de roles clave de la operación (3 o 4), definiendo las actividades de higiene y limpieza descritas en el punto 3. Comunicarlas y entrenar al personal de dichos roles.
- Definir protocolos de interacción por actividad para la operación del día a día. Por ejemplo, restricción de visitas; minimizar/eliminar las reuniones de trabajo presenciales; fomentar el trabajo desde casa, permitiendo solamente la presencia mínima necesaria.
- Definir un protocolo de seguridad, para el personal que está por lo general en la calle o exterior (ventas y entregas).
- Establecer planes de reemplazo temporal, en caso de enfermedad, de cada colaborador en posiciones claves, tanto administrativas como operativas.
7) Ajuste de pronósticos de demanda y compra
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Aquí es importante considerar el impacto de variación en tipo de cambio y una recesión esperada en la economía. Para poder tener una valoración correcta de este pronóstico hay algunas recomendaciones:
- Buscar patrones de consumo después de otras epidemias.
- Seleccionar los SKU (artículos) en oferta.
- Programa de racionalización para enfocar el cumplimiento de ventas de productos que generan 80% de rentabilidad.
- Seguimiento semanal y/o diario de ventas reales estimadas.
- Seguimiento semanal y/o diario de niveles de inventario y órdenes previamente creadas.
- Ajustar el presupuesto.
- Mantener y reforzar las reuniones de Sales and Operation Planning (S&OP) donde esté implementado.
- Ajustar metas e indicadores de la Cadena de Suministro para el 2020.
- Ajuste de la capacidad de la Cadena de Suministro a la nueva demanda.
- Analizar las entregas más frecuentes, pero con menor inventario.
- Tener un plan de anticipación/ajuste de inventarios especialmente en productos importados, materias primas y materiales de empaque en productos de primera necesidad.
- Habilitar transferencias de productos perecederos de corta vida, en caso de cierre de localidades.
8) Duplicar esfuerzos para enfrentar la inseguridad del transporte
Para ello, se deben analizar acciones como:
- Efectuar una entrega por semana a los puntos de venta.
- Reducir horarios de entrega.
- Contratar custodias para hacer las entregas en CEDIS de clientes o puntos de venta en zonas más inseguras.
- Cabildear con cámaras, asociaciones y autoridades para lograr un estado de derecho que permita el abasto seguro.
9) Considerar proveedores alternos
Lo mejor serán los proveedores locales, así como a los que pudieran sufrir alguna interrupción de sus servicios, por ejemplo:
- Proveedor adicional para entregas al interior de la República.
- Compra de material de empaque a proveedores nacionales adicionales a los regulares.
- Incluir proveedores adicionales de servicios (limpieza, materiales de papelería, insumos de cafetería) para garantizar la continuidad del servicio.
10) Puesta en marcha del Plan de Continuidad de Negocio (BCP)
También conocido como Plan de Recuperación de Desastre (DRP). Desarrollarlos de forma multidisciplinaria al interior de cada empresa y cadena de suminstro. Estos planes deben estipular claramente los pasos a seguir en cada etapa definida en concordancia con los Organismos de Gobierno, en función a la severidad o criticidad y evitar decisiones de pánico. Para ello, se puede hacer lo siguiente:
- Incluir a miembros del comité de dirección o dueños de empresa.
- Definir el lugar de reunión.
- Definir canales y formas de comunicación, interna y externa.
- Creación del comité de recuperación en caso de desastres.
- Incluir/definir la ayuda para transporte.
- Acciones para realizar si alguien presenta síntomas (llamar al médico de la empresa, cómo canalizarlo y ponerlo en cuarentena).
- Redefinir los horarios de trabajo para poder reaccionar en caso de enfermedad.
- Definir la plantilla de emergencia. Por ejemplo, trabajar semanas completas con la mitad del personal, para minimizar los riesgos, etc.
Ahora sigue estas recomendaciones para que esta pandemia no se vuelva más difícil para tu empresa y puedas seguir cuidando del equipo y la sociedad de la mejor manera, para sobrellevar esta situación sin que tenga un impacto significativo en tu empresa y la cadena de suministro, y hacer algo positivo de algo negativo. En Logística Flexible queremos mantenerte seguro y darte toda la ayuda posible para superar esta situación.
Vía Soy Logístico
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