El buen manejo y la administración de los inventarios es crucial para el éxito de cualquier empresa. Por ello, es importante conocer cómo gestionarlos y clasificarlos para desarrollar mejores estrategias.
En Logística Dinámica sabemos de esto. Por eso, queremos compartirte cuáles son los pilares que rigen la buena gestión del inventario.
El primer pilar es tomar inventarios generales dentro del negocio. Esto es ideal en cualquier industria, porque garantiza el control de la mercancía en los almacenes –y evita los gastos innecesarios–. Hay dos momentos del año para realizar esta toma general:
- A principios o finales del año. Eso depende del giro del negocio: para algunos, las épocas navideñas pueden complicar la operación del inventario. En cambio, en el inicio de año ya vaciaron la mayor parte de su mercancía, por lo que será más fácil registrar los niveles de stock que se quedó en el almacén.
- A mediados de año. Es una toma regulatoria para evaluar el nivel del inventario hasta ese momento. De esa forma se pueden enmendar las fallas, ajustar la compraventa y reorganizar el almacén. Esta revisión intermedia es crucial para concluir el año con buenos resultados.
Ahora, para realizar estas tomas generales de inventario, te recomendamos seguir los siguientes pasos:
Programación
La toma del inventario general debe estar bien programada en las operaciones. Todas las áreas pertinentes deben conocer los tiempos y estar preparadas para detener las operaciones. En esos días no deberían tener mercancía en tránsito, ni tampoco ventas en proceso. Todos los elementos físicos del almacén deben aparecer en el sistema, para evitar esos “fantasmas” que confunden los números reales.
Organización
El equipo de Almacén debe definir cuáles bodegas necesitan revisión de inventario. ¿Cómo? Con base en las políticas del negocio y la cantidad de stock por revisar: disponible, observado, cuarentena o destrucción.
Recursos
Sencillo, ¿cuáles son los elementos que te ayudarán a realizar el inventario? Pueden ser personal propio, agentes terceros (supervisados por la empresa), o un proveedor especializado. Esto depende de los días que se necesitan para completar el inventario, los empleados necesarios para realizarlo, y la cantidad de productos por revisar.
Registro
La segunda parte de la toma general es registrar los datos en el sistema ERP. Ahí, el inventario se divide por cantidad y almacén para preparar el conteo. Lo mejor es ir de bodega en bodega, conociendo la ubicación de todos los productos, y evitar caer en puntos ciegos.
Conteos
Hay organizaciones que prefieren hacer dos conteos del inventario (si cuentan con el personal suficiente). De esta forma pueden cruzar los datos para corroborar que todos los datos son correctos.
Cruce
Cuando se termina de registrar el inventario físico, hay que cruzarlo con el stock del sistema. Las diferencias por encontrar son, generalmente, sobrantes o faltantes. Así se pueden realizar los ajustes necesarios para planear el resto de las operaciones con los líderes y el área contable.
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Beneficios del inventario físico
- Rastreo y prevención de robos, gracias al monitoreo continuo.
- Alinea el sistema de control del inventario con los productos físicos.
- Indica cualquier error de ingreso de información, o del manejo de transacciones y ajustes.
- Evitan pérdidas de ventas, pues el sistema refleja exactamente lo que se tiene disponible
- Optimiza el control de los artículos de alta rotación, que son los más propensos a sufrir diferencias.
- El Servicio al Cliente mejora, debido a que se entrega todo de manera transparente y adecuada, evitando devoluciones o penalidades.
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