El exceso de inventario puede ocasionar fuertes consecuencias financieras para las empresas. El problema es que, a veces, no es fácil identificar la raíz del problema. Es difícil saber la cantidad del exceso, sus repercusiones financieras, y por qué se estanca.
Para optimizar el inventario, hay que planear. El negocio debe crear una estrategia logística que involucre a todas las áreas que tienen injerencia en la gestión del inventario. Al respecto, la metodología Lean Six Sigma puede ser lo que necesitas para detectar y eliminar los problemas que ocasionan el exceso de inventario.
El modelo Lean Six Sigma fomenta la colaboración para eliminar los desperdicios, e incrementar la productividad del negocio. Su meta es mitigar defectos, exceso de inventario, sobre-producción, tiempo de espera, talento desperdiciado, movimientos y procesos excesivos.
Hablando del inventario, Six Sigma previene las reducciones arbitrarias que muchas empresas realizan, para presentar cuentas o balances más saneados. Utiliza una metodología para identificar problemas basada en el DMAIC, una serie de herramientas que permiten la identificación, medición, análisis, mejora y control del problema detectado.
- Definir el problema, tanto en los procesos como para el cliente.
- Medir el proceso actual y recolectar los datos relevantes.
- Analizar la información para determinar su relación con el problema.
- Mejorar con base en el análisis realizado, para mejorar el proceso.
- Controlar el desempeño del nuevo proceso para evitar desviaciones y garantizar su mejora.
Inconvenientes con el exceso de inventario
Cuando se trata del exceso de inventario, la mayoría de los problemas principales están relacionados con los siguientes fenómenos:
- Gestión de la demanda. No tiene datos históricos confiables; su cálculo de pronóstico es ineficiente; el área de Ventas ofrece proyecciones optimistas.
- Tiempo de entrega. Las fuentes de aprovisionamiento son muy lejanas; o los lotes de compra son demasiado grandes. Por ejemplo, si manejas un plazo de 30 días, pero el lote requerido para su compra es de 90 días, este nuevo tamaño de lote conduce a un mayor inventario medio (se incrementa de 15 a 45 días).
- Producto. La mala calidad de los productos ocasiona excesos de garantías y devoluciones; por tanto, se requieren más variaciones en las cantidades de mercancía por mantener en stock.
- Almacén. Una gestión de stock ineficiente puede ser causa de exceso de inventario, sobre todo si la fiabilidad de los datos es baja y no tenemos un correcto registro de las cantidades almacenadas.
Cuando detectes uno (o varios) de estos factores, puedes implementar el DMAIC para iniciar un proceso de mejora en el inventario. Aquí va un ejemplo de su implementación:
Definición
Hay que plantear la misión del proyecto y su meta: ¿qué defecto se quiere analizar? Entonces se pueden definir las pautas o cuestiones más relevantes para analizar el proceso. Así se pueden identificar los datos necesarios, para tomarlos del sistema de información y encontrar la respuesta que buscan: demanda, almacén, productos, tiempo de entrega.
Medición
Necesitan evaluar sus instrumentos de medición y establecer revisiones periódicas del proceso. Pueden medir indicadores como inventario medio, costos, previsiones, lotes de aprovisionamiento, etcétera.
Análisis
Recolectar los datos obtenidos en la medición para confirmar las causas del problema. Con eso se puede crear un reporte y plan de acción para solucionar el exceso del inventario.
Mejora
Hay que seleccionar la información más relevante del análisis para definir los elementos del proceso que se pueden cambiar para cumplir con los objetivos del negocio, mitigar los efectos y reducir las pérdidas ocasionadas por el inventario.
Control
Monitorear el nuevo estado del proceso para prevenir desviaciones. Puede realizarse por medio de reportes periódicos para garantizar el buen control del inventario.
El éxito de Lean Six Sigma requiere la colaboración del personal en Almacén, Ventas, Aprovisionamiento… todas las áreas en la Cadena de Suministro que tengan alguna injerencia en el inventario del negocio. Porque apuntar el inventario es fácil, lo complejo es encontrar las causas específicas que lo afectan, debido a todos los factores que influyen en su desempeño.
Ya lo tienes. Ahora es tiempo de continuar el cambio y utilizar las nuevas herramientas que permitan el apoyo mutuo entre cliente y proveedor. Nosotros podemos ayudarte con eso y mucho más.
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