El buen manejo y control del inventario es crucial para el éxito de cualquier empresa. Sin embargo, una gestión completa del inventario todavía es un reto para muchos negocios logísticos. Por eso, hoy queremos explicarte algunas razones del descontrol, y unos métodos para evaluar su impacto en las ventas y el servicio al cliente:
Los motivos
1. Control periódico. Revisar las cuentas o finanzas del negocio es una tarea continua, que implica revisiones periódicas. Así es como debe tratarse al inventario; después de todo, ahí está el activo que conecta a la empresa con el cliente. Lo ideal es que también se realicen controles mensuales del inventario, para conocer su estado y tomar decisiones en consecuencia.
2. Indicadores. ¿Cuánto sobra y cuánto falta, exactamente, entre los inventarios físico y administrativo? ¿Se realizaron movimientos físicos en los almacenes? Esa es una cifra que no siempre coincide, o que puede ser engañosa. Los números tienen que reflejar la misma realidad para evitar cualquier error. Las etiquetas RFID pueden ser grandes aliadas en este punto.
3. Parámetros. Esto tiene que ver con la comunicación. ¿cuál es el pedido mínimo que se debe cubrir para cada proveedor? ¿Cuántas cajas viajarán en cuántos transportes? Por otro lado, las áreas Comercial y Logística no comparten información crucial para homologar, analizar y resolver los problemas del inventario.
4. Ajustes. ¿Cuántos se han vendido, o se quedan en anaqueles? ¿Cuántos se producen? Siempre hay que ajustar la gama de ventas y producción; pero no sólo hay que considerar los márgenes de utilidad o pérdida. Hay que considerar todos los elementos logísticos que influyan en la rentabilidad de la mercancía.
5. Capacitación. Si tu equipo no tiene el entrenamiento necesario para contribuir al buen funcionamiento de la cadena de suministro, tanto el inventario como el negocio sufrirán las consecuencias. Si inviertes en educación, tu empresa y los clientes te lo agradecerán.
6. Mal servicio al cliente. Se caracteriza por el descontrol, ya que se realiza con urgencia, en función de los pedidos realizados. Entonces, no existe la atención personalizada que distinga a la marca en el punto de venta.
7. No suele haber unos canales adecuados de comunicación entre el área comercial y el área logística de la empresa para analizar y solucionar los problemas del inventario.
El análisis
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La clasificación ABC se basa en el Principio de Pareto: 80 % del valor de consumo sólo se basa en 20 % de los materiales. Por tanto, el stock se distribuye en tres categorías, basadas en la cantidad de unidades consumidas por año, el valor del inventario y el coste significativo:
A. Productos con valor elevado (70 % del total) y cantidad pequeña (10 %)
B. Productos con valor y cantidad moderadas (20 % y 20 %)
C. Productos con poco valor (10 %) y alta cantidad (70 %)
La clasificación VED considera la importancia de las referencias; se utiliza mucho en piezas de recambio, o en materias primas dentro de la cadena de producción. Se pueden dividir de la siguiente forma:
- Vital
- Esencial
- Deseable
El problema surge cuando las diferencias de inventario están en los productos vitales o esenciales.
La clasificación XYZ analiza los movimientos de salida de las referencias:
- X es movimiento continuo, en todos los periodos temporales donde establecer el control (mes, semana, día).
- Y es movimiento periódico, en momentos específicos (estaciones, temporadas de alta o baja demanda).
- Z es movimiento nulo, porque no tienen registro de salida, aunque sí está marcado en la gama de la empresa.
Las diferencias en los productos con más movimiento son las que pueden generar rotura de stock y pérdidas financieras.
Un buen control del inventario implica dos elementos cruciales: primero, garantizar que los clientes encontrarán productos de calidad en nuestros anaqueles, y que lo recibirán a tiempo; segundo que cuente con las cantidades de stock adecuadas, para que cumplan su ciclo de vida, sin generar obsolescencia. Estas dos máximas son las que crean valor, generan rentabilidad y mitigan las pérdidas.
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