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O también ¿les restas importancia porque son «incómodos» o poco visibles?. No tiene por qué ser así; por eso, te compartimos 5 claves para gestionar tu almacén, optimizando tanto el trabajo como el servicio al cliente.

Primero que nada, pregúntate lo siguiente:

  • ¿Dónde queda la mayor parte de la inversión en formación?
  • ¿Cuál departamento cuenta con el personal mejor calificado?
  • ¿Qué área recibe la mayor parte de los recursos?
  • ¿Consultas con la gerencia de Almacén las decisiones que afectan su trabajo?

Es crucial responder estas dudas para evaluar la importancia de la gestión del almacén. No es una mera estantería para guardar la mercancía. Los almacenes son garantías de servicio que benefician la experiencia del cliente: valoran que su producto esté disponible, que lo recibirán con seguridad y rapidez.

Tampoco puedes ignorar al personal del almacén. Aquí destacan proveedores de materia prima, transportistas, operadores logísticos, fabricantes, importadores y distribuidores. Si los gestionas correctamente, estos aliados pueden potenciar el valor estratégico de la logística y cadena de suministro. Claro, primero necesitas detectar tus áreas de oportunidad al respecto, con las siguientes claves:

Instaura una política de stock

Esto es imperativo cuando no se cuenta con un sistema de fabricación bajo pedido. El stock permite atender la demanda con rapidez, y también el flujo de fábrica o aprovisionamiento. Por otro lado, la mejor forma de gestionar el stock es almacenando el «mínimo posible», optimizándolo periódicamente. También puedes reservar «mercancía de seguridad» (por si el mínimo no es suficiente) y establecer un punto de pedido que agilice la salida y entrega.

Todo esto puede lograrse atendiendo 3 recomendaciones:

  • Coordina. Mientras Compras decide cuál es la mercancía necesaria, Producción fabrica la mercancía oportuna, y Almacén guarda la mercancía posible. ¿Cuánto es suficiente para cada área? Si no existe comunicación ni conexión entre estos departamentos, sólo producirás en exceso. Mejor evita costos extras (tanto económicos como humanos).

 

  • Anticipa. Ventas y Producción pueden ayudarte a coordinar la logística de mercancía con un Sistema de Previsión de la Demanda. Ellos reconocen los factores que condicionan la compra o manufactura de productos. Así rentabilizarás el aprovisionamiento y la logística, gestionarás la producción con parámetros que promuevan la fluidez del suministro. La clave es producir, ofrecer y ganar con base en datos objetivos.

 

  • Usa la tecnología. Los Sistemas de Gestión de Almacén (SGA) integran soluciones para optimizar picking, stock, inventarios, ubicación y expedición, entre otros elementos. La era digital ofrece muchas herramientas similares que automatizan procesos y conforman protocolos Lay-Out que optimizan el mantenimiento del almacén.

 

Establece subcategorías

Las subcategorías en el almacén optimizan los niveles y la permanencia del inventario en la cadena de suministro. También permite reconocer el comportamiento de los artículos en el mercado. Al final, puedes crear planes de abastecimiento efectivos con los siguientes métodos:

  • Inventario ABC. Su objetivo es evaluar la liquidez, considerando el tiempo de permanencia del inventario y la frecuencia de reabastecimiento. La rotación se establece por el volumen de venta y la frecuencia de despacho. Así se pueden determinar el modo de operación, la tecnología y los niveles de inversión necesarios para el almacén.

 

  • Rotación. Si un artículo tiene mucha rotación, es más probable que interrumpa el stock. ¿Cómo minimizarlo? Asigna un nivel de seguridad adicional que absorba la desviación de la demanda, el tiempo de reposición y de procesos. Por otro lado, si hay momentos de escasez, el inventario debe adaptarse a las necesidades para evitar exceso de stock y la pérdida de utilidad.

 

  • Ley de Pareto. Es la regla 80/20: si controlas 20 % de los productos almacenados, puedes controlar 80 % de su valor. Establece la importancia de artículos, complementando con los índices de rotación, para determinar la gestión del inventario.

 

  • Obsolescencia. Se basa en el ciclo de vida del inventario. Por ejemplo, en la industria juguetera, hay productos que sólo tendrán demanda en temporadas determinadas. Después, su probabilidad de venta disminuirá, por lo que no tendría sentido incrementar la producción.

 

Gestiona el control de calidad

Esta debe ser una prioridad del negocio, sobre todo en el almacén. ¿Cómo? Reuniendo a un equipo de Logística bien capacitado para realizar operaciones enfocadas en calidad. Eso garantiza el buen trabajo y transmite seguridad al mercado. Para lograrlo, el equipo necesitará que la empresa le brinde procesos operativos y herramientas que les permitan cumplir los objetivos de calidad (siempre enfocados al cliente).

Los conceptos principales que debes tomar en cuenta son: cliente interno, integración de áreas, participación del personal, sistemas de control e indicadores de calidad.

gestión de la calidad en logística

Recurre a la tercerización

Es cada vez más importante concentrar los esfuerzos y recursos en las operaciones estratégicas para core business. Aun así, no pueden ignorarse otras áreas que, de hacerlo, podrían comprometer la rentabilidad. Por eso es ideal subcontratar operaciones con aliados como LD, para soportar el uso de recursos e integrar modelos de negocio efectivos en la cadena de suministro.

 

Empodera a tu capital humano

Con la capacitación y organización adecuadas, el equipo de logística de cualquier empresa puede y debe autogestionarse de manera eficaz. Sólo necesitan la oportunidad, confianza y herramientas adecuadas para lograrlo.

  • Formación y reciclaje para directivos, gerentes y operadores. Se enfoca en crear una sólida base de conocimientos y operaciones que complementen la visión global de las operaciones, aumentando la percepción para desarrollar el trabajo y enfrentarse a los diferentes retos.

 

  • Formación especializada + consultoría optimizando picking, organización del trabajo, manutención de mercancía, expedición, calidad, etcétera. Desarrolla contenido práctico, configurado en función de la empresa, con la ayuda del consultor.

 

  • Formación en integración y trabajo en equipo para facilitar la comunicación entre las áreas de la empresa, formando equipos con que trabajen por objetivos comunes.

 

Gestión del control y Business Intelligence

El e-commerce, la innovación, las nuevas tecnologías y los conceptos de comercialización aumentaron las expectativas del cliente. Por tanto, exigen más de sus marcas. Hoy, necesitamos monitorizar tanto el exterior como el interior del negocio. Al respecto, recomendamos algunos indicadores de gestión y productividad:

  • Afuera. ¿Cuál es el nivel de servicio al cliente? ¿Cómo funcionan los componentes que le dan confianza? ¿Cómo podemos medir su satisfacción? Para esto, debemos optimizar el área de Atención al Cliente para evaluar posventa, devoluciones, transporte y entrega (entre otros elementos).

 

  • Adentro. ¿Por qué no satisfacemos al cliente? ¿Qué está fallando? Hay que buscar la raíz interna del problema, con indicadores para picking, packing, expedición, montaje (etcétera). Esta información nos aporta datos sobre la situación y la razón de mejora, en función de los parámetros de calidad del cliente.

 

  • Business Intelligence. La recolección de datos permite comprender el funcionamiento del almacén, pero debe complementarse con una consultoría. Esto nos permite conocer los parámetros de productividad para diseñar un plan de acción enfocado en mejorar actividades, capacitación y creación de sistemas de gestión. La ventaja es que dicho plan se basará en datos objetivos, medibles, con un impacto real y comprobables.

 

Un buen servicio al cliente necesita que tu almacén y procesos logísticos tengan el orden adecuado para facilitar el proceso. Por eso, LD te ofrece diversas opciones para mejorar la gestión de tu logística. Contáctanos para que conozcas cómo podemos ayudarte.

 

Con apoyo de Meetlogistics

]]> Los 10 problemas más comunes en gestión de almacenes para las Pymes https://ld.com.mx/blog/logistica/los-10-problemas-mas-comunes-en-gestion-de-almacenes-para-las-pymes/ Mon, 18 Jun 2018 18:10:36 +0000 https://womgp.mx/Ld/blog/?p=69 Leer más]]> La gestión de almacenes es el proceso logístico que se encarga de recibir, acumular, mover y mantener cualquier tipo de material como por ejemplo materia prima, productos semielaborados, productos elaborados o resguardar máquinas y equipos.

Además, la gestión de almacenes debe encargarse de planificar el almacenamiento de esos productos en un local, planificar el movimiento, el abastecimiento y llevar el control exacto de las existencias que son tan importantes para producir más y vender más.

Las tareas generales de la gestión de almacenes

  • Entrada de materiales, suministros y productos
  • Suministro a la producción
  • Ubicación exacta del producto en el almacén
  • Estado del producto o material (terminado, casi por terminar, etc.)
  • Características del producto (Talla M, color verde, versión 40 GB, por ejemplo)
  • Identificación y etiquetado del producto
  • Fotos del producto
  • Movimiento de los operarios
  • Máquinas encargadas (montacargas, grúas, etc.)
  • Conectado con el departamento de ventas para actualizar la disponibilidad
  • Distribución de los productos dentro y fuera del almacén
  • Gestión de calidad
  • Plan de mantenimiento del almacén
  • Plan de seguridad
  • Control de fechas de caducidad

 

De forma sencilla la gestión de almacén ayuda a tu empresa de las siguientes formas:

  • Evita que pases mucho tiempo buscando dónde está un producto y haces entregas más rápidas
  • Controlas todos los movimientos del producto en tu almacén para evitar daños, hurtos o caducidad de tus existencias.
  • Control de la producción para no saturar al almacén.
  • Envía información actualizada a los vendedores, tienda ecommerce, sistema de pedido a proveedores, producción, etc.
  • Evita errores a la hora de identificar productos.
  • Evita contratar tanto personal para este tipo de tareas.
  • Reduces tiempo y dinero que puedes usar para otras actividades de valor agregado.

 

En este descargable analizaremos los problemas más comunes de la logística y de la gestión de almacenes y cómo solucionarlos. Con este conocimiento podrás identificar los desafíos relacionados a la logística que enfrenta tu empresa y sabrás cómo mejorar los procesos operacionales.

1. No se conocen las ubicaciones.

No conocer con precisión la ubicación de los productos del inventario repercute directamente en los tiempos de ejecución y suele conllevar retrasos en una o varias fases de la cadena de distribución. Estos retrasos finalmente se trasladan al cliente final y se ve afectada la relación con los clientes y los resultados de la empresa.

Por otro lado, en caso de obsolescencia, merma o productos defectuosos, será clave conocer la localización de los productos para poder actuar con rapidez y de forma efectiva.

 

2. No se dispone de suficiente espacio.

Los pasillos no se respetan, cualquier espacio o esquina es buena para dejar un palet, una caja o los útiles de trabajo. Y si hay suerte, nada peligroso sobresale de ello. Nuestro producto puede sufrir una merma de calidad si no tiene un tratamiento específico y adecuado a sus necesidades, por ejemplo una zona de temperatura controlada.

Este problema suele derivarse del punto anterior. Sin una organización planificada del almacén, la gestión del espacio físico se encuentra en una situación de falta de optimización, desaprovechando los espacios y con posibles problemas para la localización exacta de lotes.

Esto son los factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño de un almacén:

  • Productos a almacenar (cantidad y tamaños)
  • Demanda de los mercados
  • Niveles de Servicio al cliente
  • Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar
  • Tiempos de producción
  • Economías de escala
  • Lay-out de existencias
  • Requisitos de pasillos
  • Oficinas necesarias

 

3. Falta de organización en el almacén.

La falta de planificación y organización de almacén puede ocasionar la pérdida de control, ocasionando retrasos, falta de respuesta, rotura de stock y no se contará con información para tomar decisiones. Este problema se ve especialmente agravado si la empresa maneja grandes volúmenes de inventario o éste está en crecimiento, ya que el descontrol empieza a crecer a un mayor ritmo del que se es capaz de manejar.

 

4. Trazabilidad interna y externa del producto.

La pérdida de control de tus mercancías puede dejar de ser algo esporádico para convertirse en una carga diaria. Una persona de administración ahora ocupa sus horas investigando el paradero de ese bulto que nunca llega a aparecer.

La falta de trazabilidad de los lotes, tanto fuera como dentro del almacén, ocasiona la pérdida de control de las mercancías, se ralentiza la gestión de los activos, no se puede garantizar la continuidad del suministro y se compromete la seguridad de la mercancía.

 

5. Errores de picking.

Ya no sólo se trata de que tengamos un stock fiable, sino del nivel de insatisfacción del cliente. La logística inversa supone una gran pérdida de tiempo si el proceso no está claro y los procedimientos bien definidos. Esto resulta en una gran pérdida de tiempo con entregas más tardías.

 

6. Falta de información en tiempo real y de KPIs definidos.

Primero hay que entender qué son los KPI’s, por sus siglas en inglés Key Perfomance Indicators. Este término hace referencia a una serie de métricas que se utilizan para sintetizar la información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se llevan a cabo en un negocio. El objetivo de medir los KPIs es tomar decisiones y poder determinar las decisiones que hayan sido más efectivos en cumplir con los objetivos marcados en un proceso o proyecto en concreto.

También son conocidos como indicadores de calidad o indicadores clave de negocio.

Cuando la información a tiempo real no está disponible o no es fiable, la toma de decisiones se ve afectada. Las consecuencias para el control de stock son negativas, ya sea por exceso o por defecto. En general, la falta de información en tiempo real hace difícil toda la gestión y logística de almacenes, no permitiendo optimizar los procesos.

 

7. Problemas de inventario, caducidad u obsolescencia.

El objetivo general de una gestión de almacén consiste en garantizar el suministro continuo de materiales para asegurar el servicio de forma ininterrumpida, es por esto que la palabra rotura debería quedar fuera de nuestro diccionario.

La caducidad del producto es otro factor clave, por lo que la correcta y dinámica gestión de los mismo es primordial para no tener lotes que puedan echarse a perder.

 

8. Inexistente integridad y comunicación entre operaciones y departamentos.

La falta de integridad de la información y comunicación interdepartamental puede revertir en un aumento de los errores humanos, la duplicidad de tareas o la des-coordinación de tareas y departamentos.

 

9. Falta de KPIs.

Cuando no se saben los KPIs de la productividad, el costo de expediciones, de transporte o de la rentabilidad de una operación, no se pueden potenciar los puntos fuertes o mejorar los fallos. Simplemente porque están identificados en métricas. Para poder mejorar y crecer, se deben de medir y analizar KPIs.

 

10. Recursos Humanos pocos optimizados.

En ocasiones te sobran horas, y en los picos importantes no hay personal suficiente. Este problema surge porque la dirección o RH no sabe dónde encajar a los perfiles disponibles en la cadena de producción.

¿Cómo solucionarlo?

Las personas que conforman la plantilla deben tener claro cómo el almacén debe funcionar y optimizar sus tareas para que el factor humano sea una fortaleza de la empresa.

 

11. Errores documentales.

El manejo de los trámites y la documentación (Aduanas, Servicios de Impuestos Internos, Bancos, Aseguradoras, Servicios Agrícolas y Ganaderos, entre otros) es uno de los elementos fundamentales en el buen desarrollo del proceso logístico.

Y el descuido de ello es una de las causas más comunes de la pérdida de tiempo y dinero.

¿Cómo solucionarlo?

Siempre vigile bien que el proceso documental, por pequeño que sea, esté hecho correctamente y vaya corelacionado con el proceso físico.

 

12. Falta de mantención de grúas operativas.

Las grúas necesitan mantención frecuentemente, ya que si están echadas a perder esto puede causar grandes obstáculos en los procesos de carga y descarga. Aparte, pueden ocasionar problemas de seguridad al personal.

 

¿Cómo solucionar los problemas?

Como explicamos al principio de este descargable, la gestión de almacenes es el proceso logístico que se encarga de recibir, acumular, mover y mantener cualquier tipo de material como por ejemplo materia prima, productos semi-elaborados, productos elaborados o resguardar máquinas y equipos. Para no tener uno o más de los problemas que acabamos de analizar, es muy importante tener una buena planificación de todo el proceso logístico.

Existen diferentes tecnologías que pueden ayudar en la gestión de almacenes, como el SGA (Sistema de Gestión de Almacenes). Esto es el nombre de los programas informáticos destinados a gestionar la operativa de un almacén. Diferentes empresas ofrecen este sistema y permite pilotar toda la cadena de forma sencilla, intuitiva y con información a tiempo real para facilitar la toma de decisiones en cualquier momento de la operación.

Por otro lado, puede ser más fácil dejar todo este trabajo en las manos de un tercero, un experto en el almacenamiento. De esta manera tu empresa no se tiene que preocupar por la logística y se puede enfocar en el negocio principal. Entre las ventajas de contratar un 3PL están:

  • Conservación de capital
  • Riesgo reducido
  • Ventajas en impuestos
  • Minimización de disputas laborales
  • Reducción de costos
  • No necesitas formación
  • Alianzas con otras empresas de transportes
  • Flexibilidad

 

Referencias

• https://blog.neteris.com/stepforward/blog/puedo-optimizar-procesos-en-mi-almacen-problemas-pymes

• https://www.clase10.com/problemas-frecuentes-en-la-logistica-de-almacen/

• https://logispyme.wordpress.com/2012/10/29/por-que-mi-almacen-es-un-desastre/

• https://www.delogistica.com/los-8-problemas-mas-frecuentes-en-logistica/

• https://www.gestionar-facil.com/gestion-de-almacenes-10-pasos/

• https://blog.es.logicalis.com/analytics/kpis-qué-son-para-qué-sirven-y-por-qué-y-cómo-utilizarlos

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