Durante la administración de almacenes, contar con inventario óptimo siempre será un reto para las empresas. En muchas ocasiones, el stock de los productos se satura o se rompe. ¿Cómo se puede solucionar el problema? Hoy te compartimos algunas recomendaciones para evitar la rotura de stock y analizamos los principales factores que la provocan.
¿Qué son las roturas de stock?
La rotura de stock se refiere a la cantidad de demanda solicitada por un consumidor o cliente no satisfecho por la ausencia de stock suficiente para atenderla. Se produce una rotura de stock cuando al recibir un pedido de cierto producto o materia prima, la empresa no dispone del mismo en los almacenes en las cantidades y condiciones demandadas.
Para poder manejar la rotura de stock, toda maniobra de gestión de stock se basa sobre un delicado equilibrio entre la demanda de producto y su existencia en almacén. Dentro de los KPI que forman pare de la gestión logística está el índice de rotura de stock. Para calcularlo, hay que apoyarse de la siguiente fórmula:
Índice de rotura = pedidos no satisfechos / pedidos totales * 100
El cálculo del nivel de Rotura de Stock se debe efectuar sobre los Productos de Rotación (Make to Stock). Tiene que ver con los productos almacenados y aprovisionados periódicamente, con el objetivo de mantener un inventario constante en el almacén.
La fórmula más sencilla para valorar económicamente la Rotura de Stock sería:
RS = Cantidad no Suministrada x Coste unitario en almacén
Para una forma más porcentual:
RS (%) = (Cantidad no Suministrada x Coste Unitario)/(Cantidad Total Solicitada x Coste Unitario)
Causas de la rotura de stock
Las causas de las roturas de stock pueden localizarse en diferentes puntos de la cadena de suministro. Entre las causas más frecuentes y principales se pueden mencionar las siguientes:
- Problemas con los proveedores: Muchas veces pueden aparecer problemas con nuestros proveedores que pueden afectar nuestro stock. Procura fidelizar a los proveedores para tener mejores relaciones.
- Mala comunicación entre departamentos: La rotura puede generarse por una mala comunicación entre departamentos. Una recomendación es incluir programas y herramientas para asegurar una óptima comunicación.
- Falta de herramientas de automatización de procesos: Una herramienta de automatización de procesos alertará de forma inmediata sobre cualquier incidencia.
- Planificación deficiente de la demanda: Para estimar la demanda futura, se debe analizar una gran variedad de datos, principalmente el histórico de ventas o la estacionalidad y fechas clave.
- Retrasos en el transporte: Si la recepción de mercancías en el almacén se produce más tarde de lo planificado, puede resultar en un retraso en la fecha de entrega para el cliente final. Muchas veces ese retraso puede generarse debido a problemas internos de producción, planificación, transporte, etc.
El impacto de la rotura de stock
Si se analizan con más detalle los principales efectos que tiene la rotura de stock sobre nuestra compañía, se pueden enlistar los siguientes:
- Costos por ventas no realizadas
- Costos de transportes urgentes
- Costes de administración
- Costes por mayor inventario
- Desgaste comercial frente al cliente
Foreplanner
Todos son cuantificables, excepto el último. La dificultad está en cómo valorar de manera “real” cada ruptura de stock y el impacto que produce en la economía de la empresa. Cada empresa y sector debe determinar ese valor según sus propios criterios; debe hacer un sistema de medición de RS que cuantifique el valor, el impacto económico y el motivo de esta.
La pérdida de ventas estimada será la valoración económica asociada a que el cliente no adquiera el producto entre la falta de este en nuestro inventario (almacén, tienda, supermercado, hipermercado, etc.). Por lo general, este coste es representado por el Margen Bruto (Ingreso – Costo de Venta) que se deja ingresar.
Cuanto mas competencia hay en el sector en el que la empresa desarrolla su actividad, la pérdida de ventas es mayor como consecuencia de esta discrepancia entre la oferta y la demanda. Para evitar este déficit, se pueden realizar muestreos para después establecer una “probabilidad de pérdida de venta” sobre el grupo de productos en los que se presenta Rotura de Stock.
El valor de la rotura de stock
Ya sea de forma estimada o a través de una medición más exacta, la Rotura de Stock se valora como:
Valor Rotura de Stock = Margen Bruto + Costos asociados
- Margen Bruto: Margen que se permite ingresar por la venta no realizada del producto.
- Costos asociados: Costos asociados en los que incurrimos por no tener disponibilidad de stock. Por ejemplo, costos de transporte, costos de inventario y de administración.
Sobre la valoración económica de la Rotura de Stock, se establece un % de pérdida de ventas real, y puede ser una escala basada en estudios previos.
¿Cómo evitar la rotura de stock?
Kyocera
Para evitar este problema de Rotura de Stock, hay diferentes medidas que se pueden implementar para empezar a tener una mejora ante esta problemática:
1- Realizar una adecuada previsión de la demanda
Buscar limitar la incertidumbre en los pronósticos de demanda y ajustar el aprovisionamiento al máximo. Para lograr un pronóstico de la demanda sólido, lo que se debe hacer es:
- Contemplar un margen de error estimado.
- Identificar el ciclo de vida en que se encuentran los productos: introducción en el mercado (novedad), crecimiento, madurez y declive.
- Prever los picos de actividad en días clave y tomar en cuenta la estacionalidad del sector.
- Calcular las previsiones para periodos de tiempo lo más cercanos posibles.
2- Contar con un sistema informático para gestionar los procesos en la cadena de suministro
La implementación de un software especializado en la gestión empresarial es una de las mejores estrategias de control y optimización de los flujos logísticos. Por lo general, se requiere de una integración de diferentes tipos de sistemas.
Una opción es el sistema ERP (Entreprise Resource Planning) en conjunto con sistemas más específicos como el software de gestión de almacenes o los programas de gestión de flotas de transporte. De esta forma, se puede llevar un mejor control de los niveles de inventario disponible en los diferentes puntos de la cadena de suministro.
También es importante establecer alertas que indiquen el momento en el que se debe llevar a cabo el reabastecimiento de determinadas referencias.
3- Controlar los KPI en la gestión de stock
Llevar un control de los indicadores clave en gestión de inventarios es primordial para evitar tener ineficiencias que puedan originar roturas de stock. Algunas estrategias para ello son:
- Controlar el punto de pedido: El momento en que se debe emitir un pedido de reposición al proveedor. El punto de pedido debe estar en revisión constante.
- Marcar las cantidades que se deben adquirir en función de indicadores como la rotación de mercancías, el índice de cobertura (cuánto tiempo dispone la empresa de existencias), y la ocupación del espacio de almacenaje.
- Contar con suficiente stock de seguridad para manejar las desviaciones que puedan producir la demanda o los proveedores, sin caer en un sobredimensionamiento de las existencias en el almacén.
4- Adoptar un sistema de inventario permanente
La implementación de un SGA permite operar con un sistema de inventario permanente, ideal para las empresas que cuentan con un número de referencias complejo y elevado. El software de gestión de almacén garantiza el acceso a los datos de stock en tiempo real, teniendo control sobre qué hay en el almacén y dónde se encuentra.
5- Automatizar los procesos intralogísticos y reducir el deterioro de mercancías
Se pueden poner en práctica medidas que reduzcan las mermas (pérdidas de mercancía por deterioro, mala conservación, errores en la manipulación, robos) que las reduzcan al máximo:
- Establecer accesos limitados a la base de datos del inventario. Gracias a ello es posible gestionar los accesos al sistema por parte del equipo de trabajo y prevenir manipulaciones indeseadas.
- Automatizar el manejo de cargas. Así se mejora la seguridad de todos los movimientos y se evitan accidentes que puedan dañar la mercancía y al personal.
- Controlar de forma automática la identificación de referencias y el volcado de datos en el sistema. El uso de elementos como los PIE (Puestos de Identificación de Entradas) garantiza la fiabilidad de los datos que muestra el SGA.
Las roturas de stock son un problema que hay que evitar a toda costa para no quedar mal con los clientes y que el servicio no esté en duda. Ahora que lo sabes todo sobre las roturas de stock, tenlo en mente para que no afecte a la logística de tu empresa. En Logística Flexible queremos ser tu guía para evitar cualquier complicación con tu servicio logístico.
