¿Piensas los almacenes son males necesarios? ¿Crees que deben manejarse con resignación porque generan costos y muchas preocupaciones? O también ¿les restas importancia porque son «incómodos» o poco visibles?. No tiene por qué ser así; por eso, te compartimos 5 claves para gestionar tu almacén, optimizando tanto el trabajo como el servicio al cliente.
Primero que nada, pregúntate lo siguiente:
- ¿Dónde queda la mayor parte de la inversión en formación?
- ¿Cuál departamento cuenta con el personal mejor calificado?
- ¿Qué área recibe la mayor parte de los recursos?
- ¿Consultas con la gerencia de Almacén las decisiones que afectan su trabajo?
Es crucial responder estas dudas para evaluar la importancia de la gestión del almacén. No es una mera estantería para guardar la mercancía. Los almacenes son garantías de servicio que benefician la experiencia del cliente: valoran que su producto esté disponible, que lo recibirán con seguridad y rapidez.
Tampoco puedes ignorar al personal del almacén. Aquí destacan proveedores de materia prima, transportistas, operadores logísticos, fabricantes, importadores y distribuidores. Si los gestionas correctamente, estos aliados pueden potenciar el valor estratégico de la logística y cadena de suministro. Claro, primero necesitas detectar tus áreas de oportunidad al respecto, con las siguientes claves:
Instaura una política de stock
Esto es imperativo cuando no se cuenta con un sistema de fabricación bajo pedido. El stock permite atender la demanda con rapidez, y también el flujo de fábrica o aprovisionamiento. Por otro lado, la mejor forma de gestionar el stock es almacenando el «mínimo posible», optimizándolo periódicamente. También puedes reservar «mercancía de seguridad» (por si el mínimo no es suficiente) y establecer un punto de pedido que agilice la salida y entrega.
Todo esto puede lograrse atendiendo 3 recomendaciones:
- Coordina. Mientras Compras decide cuál es la mercancía necesaria, Producción fabrica la mercancía oportuna, y Almacén guarda la mercancía posible. ¿Cuánto es suficiente para cada área? Si no existe comunicación ni conexión entre estos departamentos, sólo producirás en exceso. Mejor evita costos extras (tanto económicos como humanos).
- Anticipa. Ventas y Producción pueden ayudarte a coordinar la logística de mercancía con un Sistema de Previsión de la Demanda. Ellos reconocen los factores que condicionan la compra o manufactura de productos. Así rentabilizarás el aprovisionamiento y la logística, gestionarás la producción con parámetros que promuevan la fluidez del suministro. La clave es producir, ofrecer y ganar con base en datos objetivos.
- Usa la tecnología. Los Sistemas de Gestión de Almacén (SGA) integran soluciones para optimizar picking, stock, inventarios, ubicación y expedición, entre otros elementos. La era digital ofrece muchas herramientas similares que automatizan procesos y conforman protocolos Lay-Out que optimizan el mantenimiento del almacén.
Establece subcategorías
Las subcategorías en el almacén optimizan los niveles y la permanencia del inventario en la cadena de suministro. También permite reconocer el comportamiento de los artículos en el mercado. Al final, puedes crear planes de abastecimiento efectivos con los siguientes métodos:
- Inventario ABC. Su objetivo es evaluar la liquidez, considerando el tiempo de permanencia del inventario y la frecuencia de reabastecimiento. La rotación se establece por el volumen de venta y la frecuencia de despacho. Así se pueden determinar el modo de operación, la tecnología y los niveles de inversión necesarios para el almacén.
- Rotación. Si un artículo tiene mucha rotación, es más probable que interrumpa el stock. ¿Cómo minimizarlo? Asigna un nivel de seguridad adicional que absorba la desviación de la demanda, el tiempo de reposición y de procesos. Por otro lado, si hay momentos de escasez, el inventario debe adaptarse a las necesidades para evitar exceso de stock y la pérdida de utilidad.
- Ley de Pareto. Es la regla 80/20: si controlas 20 % de los productos almacenados, puedes controlar 80 % de su valor. Establece la importancia de artículos, complementando con los índices de rotación, para determinar la gestión del inventario.
- Obsolescencia. Se basa en el ciclo de vida del inventario. Por ejemplo, en la industria juguetera, hay productos que sólo tendrán demanda en temporadas determinadas. Después, su probabilidad de venta disminuirá, por lo que no tendría sentido incrementar la producción.
Gestiona el control de calidad
Esta debe ser una prioridad del negocio, sobre todo en el almacén. ¿Cómo? Reuniendo a un equipo de Logística bien capacitado para realizar operaciones enfocadas en calidad. Eso garantiza el buen trabajo y transmite seguridad al mercado. Para lograrlo, el equipo necesitará que la empresa le brinde procesos operativos y herramientas que les permitan cumplir los objetivos de calidad (siempre enfocados al cliente).
Los conceptos principales que debes tomar en cuenta son: cliente interno, integración de áreas, participación del personal, sistemas de control e indicadores de calidad.
Recurre a la tercerización
Es cada vez más importante concentrar los esfuerzos y recursos en las operaciones estratégicas para core business. Aun así, no pueden ignorarse otras áreas que, de hacerlo, podrían comprometer la rentabilidad. Por eso es ideal subcontratar operaciones con aliados como LD, para soportar el uso de recursos e integrar modelos de negocio efectivos en la cadena de suministro.
Empodera a tu capital humano
Con la capacitación y organización adecuadas, el equipo de logística de cualquier empresa puede y debe autogestionarse de manera eficaz. Sólo necesitan la oportunidad, confianza y herramientas adecuadas para lograrlo.
- Formación y reciclaje para directivos, gerentes y operadores. Se enfoca en crear una sólida base de conocimientos y operaciones que complementen la visión global de las operaciones, aumentando la percepción para desarrollar el trabajo y enfrentarse a los diferentes retos.
- Formación especializada + consultoría optimizando picking, organización del trabajo, manutención de mercancía, expedición, calidad, etcétera. Desarrolla contenido práctico, configurado en función de la empresa, con la ayuda del consultor.
- Formación en integración y trabajo en equipo para facilitar la comunicación entre las áreas de la empresa, formando equipos con que trabajen por objetivos comunes.
Gestión del control y Business Intelligence
El e-commerce, la innovación, las nuevas tecnologías y los conceptos de comercialización aumentaron las expectativas del cliente. Por tanto, exigen más de sus marcas. Hoy, necesitamos monitorizar tanto el exterior como el interior del negocio. Al respecto, recomendamos algunos indicadores de gestión y productividad:
- Afuera. ¿Cuál es el nivel de servicio al cliente? ¿Cómo funcionan los componentes que le dan confianza? ¿Cómo podemos medir su satisfacción? Para esto, debemos optimizar el área de Atención al Cliente para evaluar posventa, devoluciones, transporte y entrega (entre otros elementos).
- Adentro. ¿Por qué no satisfacemos al cliente? ¿Qué está fallando? Hay que buscar la raíz interna del problema, con indicadores para picking, packing, expedición, montaje (etcétera). Esta información nos aporta datos sobre la situación y la razón de mejora, en función de los parámetros de calidad del cliente.
- Business Intelligence. La recolección de datos permite comprender el funcionamiento del almacén, pero debe complementarse con una consultoría. Esto nos permite conocer los parámetros de productividad para diseñar un plan de acción enfocado en mejorar actividades, capacitación y creación de sistemas de gestión. La ventaja es que dicho plan se basará en datos objetivos, medibles, con un impacto real y comprobables.
Un buen servicio al cliente necesita que tu almacén y procesos logísticos tengan el orden adecuado para facilitar el proceso. Por eso, LD te ofrece diversas opciones para mejorar la gestión de tu logística. Contáctanos para que conozcas cómo podemos ayudarte.
Con apoyo de Meetlogistics
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