La cadena de suministro es una maquinaria delicada, que debe funcionar en todos sus engranes para ofrecer la mejor atención a los clientes del negocio. Desafortunadamente, hay momentos en los que un elemento no funciona como debería.
Por ejemplo, las entregas: cuando no se realizan de la forma adecuada. ¿Cuál es el plan de acción a tomar para remediarlo? No importa si la falla está en producción, distribución, transporte o los proveedores, si se implementa un sistema de entregas certificadas.
Las entregas certificadas son todas esas prácticas que componen la logística de última milla. Su meta es agilizar las operaciones de la cadena de suministro, empezando por crear “órdenes perfectas”: la mercancía se encarga con citas previas, donde se establecen los parámetros que el proveedor/cliente necesita para que su entrega llegue bajo las mejores condiciones posibles.
Proceso
Para establecer una entrega certificada, hay que realizar los siguientes pasos:
- Establecer acuerdos de colaboración entre la empresa, los clientes y proveedores. Puede ser una carta o acuerdo que establezca todos los compromisos de la relación.
- Designar entre 3 y 4 fases de certificación. Por ejemplo: cumplir con parámetros de tiempo para entregar los productos, revisar que se recibió el 100 % de la mercancía y hacer un inventario riguroso.
- Establecer un sistema de control y monitoreo para que las fases se cumplan constantemente. Esto, para evitar actos como obtener una “certificación de entregas certificadas” por fines publicitarios, y después incurrir en malas prácticas de distribución.
¿Cómo implementarlo?
Ahora, el proceso para realizar entregas certificadas puede ser similar a los siguientes (basados en el Manual GS1 para Entregas Certificadas):
- Recibo. Si ya determinaron la frecuencia de los pedidos, así como las fechas de envío y entrega, será más sencillo comunicar la información a los proveedores, para que éstos preparen su recepción.
- Despacho. ¿Cómo se debe entregar la mercancía? Hay que plantear e informar sobre los parámetros de despacho, facturación o remisión para que la entrega se realice con el proceso indicado (de acuerdo con la naturaleza de la mercancía).
- Transporte. Definir las condiciones de manipulación de la mercancía, y los “casos especiales”, cuando los tiempos de entrega no puedan cumplirse, por condiciones ajenas a clientes o proveedores.
- Entrega. Apuntar dónde se recibirá el producto (tienda, plataforma de cross docking, etcétera); si hay empaques y sus empaques; los requisitos para que los clientes puedan recibirla o comprarla, entre otros.
- Verificación. Cumplir con las fases establecidas, para cuantificar la efectividad del proceso, ganar la confianza del cliente y apuntar las áreas de oportunidad que deben atenderse.
Atender estos procesos generará los siguientes beneficios:
- Eliminar repetición de verificaciones dobles o repetidas.
- Certificar que lo facturado sea igual a lo recibido.
- Reducir tiempo de entrega.
- Disminuir excesiva manipulación y demoras en el traslado.
- Aminorar desgaste administrativo por diferencias.
- Asegurar la calidad de entrega desde el inicio de la cadena de suministro.
Las entregas certificadas son compromisos entre clientes y proveedores para garantizar confianza y calidad en la gestión de los productos –manejo físico, información veraz sobre su estado, legalidad de la transacción, etcétera.
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